Im Unternehmensumfeld kann das Verwalten offizieller Dokumente und Vollmachten oft verwirrend sein, insbesondere wenn es darum geht, zwischen Kollektiv- und Einzelunterschriften sowie Kollektiv- und Einzelprokura zu unterscheiden. Dieser Beitrag klärt diese Konzepte, damit Ihr Unternehmen effizient und rechtssicher arbeiten kann.
Was ist eine Kollektivunterschrift?
Eine Kollektivunterschrift, auch bekannt als gemeinsame Unterschrift, wird in der Regel an leitende Angestellte wie Mitglieder des Verwaltungsrats oder Geschäftsführer vergeben. Sie erlaubt es diesen Personen, das Unternehmen zu vertreten, jedoch nur in Kombination mit einer weiteren zeichnungsberechtigten Person. Diese Regelung sorgt für zusätzliche Kontrolle und Verantwortung, da keine Einzelperson allein Entscheidungen im Namen des Unternehmens treffen kann. In der Schweiz müssen Kollektivunterschriften im Handelsregister eingetragen werden, wobei nur berechtigte Personen gemäss strikten rechtlichen Vorgaben registriert werden, um Transparenz und Rechenschaftspflicht sicherzustellen.
Was ist eine Einzelunterschrift?
Eine Einzelunterschrift gibt einer einzigen autorisierten Person die Befugnis, das Unternehmen unabhängig zu vertreten. Dies ermöglicht schnellere Entscheidungen, erfordert jedoch ein hohes Mass an Vertrauen in die Urteilsfähigkeit der Person. In der Regel ist diese Vollmacht Eigentümern, Aktionären oder leitenden Angestellten vorbehalten, die über umfangreiche Befugnisse verfügen, sowohl alltägliche als auch aussergewöhnliche Geschäftsvorfälle zu bewältigen. Einzelunterschriften werden häufig verwendet, wenn schnelle Entscheidungen erforderlich sind.
Verständnis der Kollektivprokura
Die Prokura, eine spezifische Form der Handlungsvollmacht im Unternehmensumfeld, kann ebenfalls kollektiv erteilt werden. Die Kollektivprokura ermöglicht es zwei oder mehr bevollmächtigten Vertretern, gemeinsam im Namen des Unternehmens zu handeln. Dies ist häufig in grösseren Unternehmen der Fall, um die ordnungsgemäße Aufsicht über wichtige Geschäftsvorfälle zu gewährleisten. Die Kollektivprokura hat jedoch einen etwas eingeschränkteren Umfang als die Kollektivunterschrift. Während sie die meisten Geschäftsvorfälle abdeckt, benötigen Prokuristen eine ausdrückliche Genehmigung, um Immobilien zu verkaufen oder zu belasten. Gemäss Artikel 458 des Schweizerischen Obligationenrechts muss die Prokura im Handelsregister eingetragen werden, wobei die Handlungen des Prokuristen bereits vor der Eintragung rechtsverbindlich sind. Dieser Unterschied spiegelt die etwas reduzierte Befugnis eines Prokuristen im Vergleich zu leitenden Angestellten mit Kollektivunterschrift wider.
Was ist eine Einzelprokura?
Mit der Einzelprokura kann eine Person im Namen des Unternehmens unabhängig handeln, jedoch nur im Rahmen der Geschäftszwecke des Unternehmens. Wie bei der Kollektivprokura erfordert der Verkauf oder die Belastung von Immobilien eine besondere Genehmigung. Gemäss Artikel 462 des Schweizerischen Obligationenrechts sind Vertreter ohne Vollprokura befugt, alltägliche Geschäfte abzuwickeln, benötigen jedoch eine ausdrückliche Ermächtigung, um Verbindlichkeiten wie Darlehen oder Rechtsstreitigkeiten einzugehen. Einzelprokura wird in der Regel an Mitarbeiter oder Dritte vergeben, die nicht zum oberen Management des Unternehmens gehören. Prokuristen, die mit Einzelprokura unterzeichnen, verwenden häufig den Zusatz „ppa.“ oder „per procura“, um ihre Vertretungsrolle anzuzeigen.
Zusammenfassung der wichtigsten Unterschiede:
| Aspekt | Kollektivunterschrift | Einzelunterschrift | Kollektivprokura | Einzelprokura |
| Vertretungsmacht | Vollmacht zur Vertretung des Unternehmens, jedoch nur gemeinsam mit einer weiteren zeichnungsberechtigten Person. | Ermöglicht die vollständige Vertretung des Unternehmens unabhängig, einschließlich außergewöhnlicher Geschäfte. | Erfordert, dass zwei Prokuristen gemeinsam handeln, mit einer eingeschränkteren Befugnis als bei einer Kollektivunterschrift. | Ermöglicht es einer Person, unabhängig zu handeln, jedoch mit Einschränkungen (z.B. Immobiliengeschäfte erfordern eine zusätzliche Genehmigung). |
| Erteilung der Befugnis | In der Regel an das obere Management (z.B. Vorstandsmitglieder, Direktoren) vergeben. | In der Regel an das obere Management vergeben. | Kann an Mitarbeiter außerhalb des oberen Managements, wie z.B. an operatives Personal, vergeben werden. | Wird oft an nicht-exekutive Mitarbeiter oder Dritte vergeben. |
| Eintragung im Handelsregister | Muss im Handelsregister eingetragen werden. | Muss im Handelsregister eingetragen werden. | Muss im Handelsregister eingetragen werden. | Muss im Handelsregister eingetragen werden. |
Fazit
Das Verständnis dieser Unterschiede ist für Unternehmen, die operative Effizienz und rechtliche Konformität aufrechterhalten möchten, unerlässlich. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine Kollektiv- oder Einzelunterschrift sowie eine Kollektiv- oder Einzelprokura wählt, ist es entscheidend, dass die gewählte Struktur den Bedürfnissen und rechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Bei Hoop spezialisieren wir uns darauf, diese Prozesse zu vereinfachen – von digitalen Firmengründungen bis hin zur Aktualisierung von Firmendaten, in Partnerschaft mit Notaren und Treuhändern.
Quellen:
1. Weka Handelsregister: Rechtliche Praxis und Zeichnungsberechtigungen
2. Schweizerisches Obligationenrecht – Artikel 462
3. Schweizerisches Obligationenrecht – Artikel 458
4. Schweizerisches Obligationenrecht – Artikel 459
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