Dans le monde des affaires, la gestion des documents officiels et des autorisations peut souvent prêter à confusion, surtout lorsqu’il s’agit de distinguer entre les signatures collectives et individuelles, ainsi que les procurations collectives et individuelles. Cet article clarifie ces concepts pour vous aider à garantir que votre entreprise fonctionne efficacement et en toute légalité.
Qu’est-ce qu’une signature collective ?
Une signature collective, également appelée signature conjointe, est généralement accordée aux cadres supérieurs tels que les membres du conseil d’administration ou les directeurs généraux. Elle permet à ces personnes de représenter l’entreprise, mais uniquement en combinaison avec une autre personne autorisée à signer. Cette exigence renforce la responsabilité partagée, empêchant qu’une seule personne ne prenne des décisions unilatérales au nom de l’entreprise. En Suisse, les signatures collectives doivent être enregistrées dans le registre du commerce, où seules les personnes autorisées sont inscrites selon des lignes directrices strictes afin de garantir transparence et responsabilité.
Qu’est-ce qu’une signature individuelle ?
Une signature individuelle confère à une seule personne autorisée le pouvoir de représenter l’entreprise de manière indépendante. Cela permet de prendre des décisions plus rapidement, mais exige également un haut niveau de confiance dans le jugement de la personne. Cette autorisation est généralement réservée aux propriétaires, actionnaires ou cadres supérieurs, leur donnant de larges pouvoirs pour traiter à la fois les affaires courantes et les transactions extraordinaires. Les signatures individuelles sont couramment utilisées lorsque des décisions rapides sont nécessaires.
Comprendre la procuration collective
La procuration, une forme spécifique de pouvoir d’agir dans le monde des affaires, peut également être collective. La procuration collective permet à deux ou plusieurs représentants autorisés d’agir ensemble au nom de l’entreprise. Cela est courant dans les grandes entreprises afin de garantir une supervision adéquate des transactions commerciales importantes. Cependant, la procuration collective a une portée quelque peu limitée par rapport à la signature collective. Bien qu’elle couvre la plupart des activités commerciales, les mandataires doivent obtenir une autorisation expresse pour vendre ou grever des biens immobiliers. Selon l’article 458 du Code des obligations suisse, la procuration doit être inscrite au registre du commerce, mais les actes du mandataire sont juridiquement contraignants même avant cette inscription officielle. Cette distinction reflète le pouvoir légèrement réduit d’un mandataire par rapport aux cadres supérieurs disposant d’une signature collective.
Qu’est-ce qu’une procuration individuelle ?
Avec une procuration individuelle, une personne peut agir de manière indépendante au nom de l’entreprise, mais dans le cadre des objectifs commerciaux de l’entreprise. Comme pour la procuration collective, la vente ou l’engagement de biens immobiliers nécessite une autorisation spéciale. Selon l’article 462 du Code des obligations suisse, les représentants sans procuration complète sont autorisés à gérer les transactions commerciales courantes, mais doivent obtenir une autorisation explicite pour s’engager dans des obligations telles que les prêts ou les procédures judiciaires. La procuration individuelle est généralement accordée aux employés ou à des tiers qui ne font pas partie de la haute direction de l’entreprise. Les mandataires signant avec une procuration individuelle utilisent souvent la mention “ppa.” ou “per procura” pour indiquer leur rôle de représentant.
Résumé des principales différences :
| Aspect | Signature collective | Signature individuelle | Procuration collective | Procuration individuelle |
| Pouvoir de représentation | Pouvoir de représenter l’entreprise, mais uniquement avec une autre personne autorisée à signer. | Permet de représenter entièrement l’entreprise de manière indépendante, y compris pour des transactions extraordinaires. | Nécessite que deux mandataires agissent ensemble, avec une autorité plus limitée qu’une signature collective. | Permet à une personne d’agir indépendamment, mais avec certaines restrictions (par exemple, les transactions immobilières nécessitent une autorisation spéciale). |
| Attribution de l’autorité | Généralement accordée à la haute direction (membres du conseil d’administration, directeurs). | Généralement accordée à la haute direction. | Peut être attribuée à des employés en dehors de la haute direction, comme le personnel opérationnel. | Souvent accordée à des employés non exécutifs ou à des tiers. |
| Enregistrement au registre du commerce | Doit être enregistrée au registre du commerce. | Doit être enregistrée au registre du commerce. | Doit être enregistrée au registre du commerce. | Doit être enregistrée au registre du commerce. |
Conclusion
Comprendre ces distinctions est essentiel pour les entreprises cherchant à maintenir une efficacité opérationnelle tout en respectant les exigences légales. Que votre entreprise opte pour des signatures collectives ou individuelles, ou pour des procurations collectives ou individuelles, l’important est de veiller à ce que la structure choisie corresponde aux besoins de votre entreprise et aux obligations légales. Chez Hoop, nous nous spécialisons dans la simplification de ces processus, de la constitution numérique des entreprises à la mise à jour des données de l’entreprise, en partenariat avec des notaires et des fiduciaires.
Sources :
1. Weka Registre du commerce: Pratique juridique et droits de signature
2. Code des obligations suisse – Article 462
3. Code des obligations suisse – Article 458
4. Code des obligations suisse – Article 459
Cet article de blog ne constitue pas un avis juridique, il est mis à disposition « tel quel » et ne prétend à aucune exhaustivité ni exactitude. Hoop ne fournit aucune garantie ni responsabilité quant à son contenu. Celle-ci est exclue dans la mesure permise par la loi. L’utilisation se fait à vos propres risques et périls. Si nécessaire, il est conseillé de solliciter un conseil juridique.
